Miten järjestää onnistuneesti väitöstilaisuus etänä? Entäpä miten saada järjestettyä hauska etäkaronkka? Käytännössä varsinainen väitöstilaisuus voi järjestää joko täysin etänä tai hybridinä niin, että osa osallistujista on paikan päällä ja osa etänä. Etäkaronkan osalta avaamme mahdollisuuksia esimerkkiohjelman avulla.
ETÄVÄITÖSTILAISUUS
Etäväitöstilaisuus voidaan järjestää täysin virtuaalisena, jolloin sekä väittelijä, kustos, vastaväittäjä että väitöksen yleisö ovat kaikki eri lokaatioissa. Etäväitöstilaisuus voidaan järjestää myös niin, että esimerkiksi väittelijä, kustos ja vastaväittäjä ovat samassa lähetyspaikassa, jolloin varmistetaan “päähenkilöiden” helppo osallistuminen kun ei tarvitse itse huolehtia tekniikasta. Tämän väitöstilaisuuden järjestäisin ns. striiminä eli yhdensuuntaisena lähetyksenä, jolloin katsojien kommentointimahdollisuus on ensisijaisesti chat.
Suosittelen väitöstilaisuuden striimaamista ensisijaisesti Vimeoon, toissijaisesti Youtubeen. Molemmista saa helposti vain linkin lähetettäväksi väitöstilaisuuden katsojille eikä osallistujien tarvitse ladata mitään ohjelmistoja nähdäkseen lähetyksen. Katsojat voivat kysyä ja kommentoida helpoiten Vimeon chatin kautta kysymyksiä, mutta Youtubenkin chatin kautta se onnistuu, tosin pienen mutkan kautta (Youtube vaatii kirjautumaan sisään/rekistöitymään, että chattiin voi kirjoittaa).
Etäkaronkka
Varsinaisen karonkan pitäisin webinaariohjelmistossa kuten Zoom tai Teams, jolloin jokainen pääsee halutessaan ääneen. Mutta miten luoda mukava ja juhlava karonkkailta? Tässä yhdenlaisen etäkaronkan ohjelmaluonnos.
Disclaimer: en ole perehtynyt suuresti menisikö virallisen protokollan mukaan oikein, eli tämä on vapaamuotoisen etäkaronkan mukaan vedetty ohjelmaluonnos!
Ohjeista karonkan vieraat etukäteen
Vieraille laitetaan sähköpostilla linkki sekä väitöstilaisuuteen (striimi Vimeon tai Youtuben kautta) sekä karonkan osuuteen. Kutsussa kannattaa ilmoittaa myös testausaika jos joku vieraista haluaa testata yhteyksiä etukäteen.
Kutsussa vieraat ohjeistetaan syömään etukäteen, mutta kerrotaan, että tilaisuuden aikana nautitaan jälkiruoka, jolle kannattaa jättää tilaa. Etukäteen postitetaankin ilmoittautuneille vieraille herkkupaketti, joka sisältää juhlaa juhlistavan juoman sekä jälkiruoan iltaan (esim. vaahtokarkkijälkkärin) sekä varsinaista väitöstilaisuutta varten esimerkiksi bingolapun (bingolapussa on joko laitettu valmiiksi väitöskirjaan liittyviä olennaisia sanoja tai pyydät vierasta etukäteen tutustumaan väitöskirjaan ja kirjaaman bingoon halumansa sanat väitöskirjasta).
Valitse host eli illan juontaja
Koska kyse on ohjelmallisesta illasta, kannattaa tilaisuudelle valita sopiva juontaja eli host, joka pitää langat käsissään.
OHJELMA
Klo 19 Tervetulosanat ja käytännön ohjeet iltaan sekä tekniikan testaus osallistujat esittelemällä
Esittely ja tekniikka testataan yhdessä hostin toimesta esimerkiksi näin: host pyytää laittamaan mikin ja kameran pois päältä kunnes kuulette itseenne sopivan määritelmän; laittakaa silloin mikki ja kamera takaisin päälle ja esitelkää lyhyesti itsenne. Näin saadaan testattua tekniikka ja tehtyä tiivis esittely, ketä on paikalla.
Illan juontaja
Klo 19:15 Väittelijän puhe – nostetaan malja
Klo 19:20 Vastaväittäjän puhe
Klo 19:30 Mahdolliset muut puheenvuorot (open floor)
Klo 19:40 Jälkiruoan aika – jako breakout rooms
Host ohjeistaa seuraavan osuuden, joka tehdään pienemmissä ryhmissä. Osallistujat jaetaan automaattisesti pienempiin huoneisiin, jotka voi olla nimettynä teeman mukaisesti.
Breakout roomsseissa nautitaan etukäteen lähetetty jälkkäri yhdessä pienemmässä ryhmässä.
Väittelijä voi kiertää break-outhuoneissa.
Klo 20:10 Takaisin yhteiseen juhlatilaan – Tietovisa
Host vetää yhteisen tietovisan esim. Kahootin avulla, jossa kysellään väitöskirjan nippeleitä. Voittajat voivat saada palkinnoksi vaikkapa fyysisen väitöskirjan postitse!
Klo 20:25 Musiikkia
Kolme henkilöä on etukäteen valinnut musiikkikappaleen, joka kuvastaa väittelijän väitöstä tai väitöksen tekemisen prosessia. Katsotaan yhdessä nämä musiikkivideot ja arvuutellaan kuka on minkäkin biisin valinnut ja miksi.
Klo mennessä 21 Lopetus – linjat ja breakout-tilat voivat jäädä auki niin pitkään kuin intoa riittää
***
Haluatko pitää väitöstilaisuuden etänä? Varaa esittelyaika palveluistamme tästä.
